Friksjon & flyt: Det objektive systemet

Det som er vanskelig med målinger er at noen alltid vil forsøke å lure systemet for å få det til å se bra ut. Noen av mine kollegaer er totalt i mot målinger, men jeg syns det er verdifullt å måle for å lære om oss selv, og for å kunne bedre grensesnittet mot omverdenen ved å bli mer forutsigbare, skape trygghet og redusere støy. Det er i mine øyne vinn-vinn og verdt målingene.

Jeg ser alltid på et kumulativt flyt diagram først, fordi jeg mener diagrammet gir deg alt du trenger med tanke på å forstå situasjonen i systemet, relasjonelt og individuelt.

Kumulativt flytdiagram

Et kumulativt flytdiagram gir deg oversikt over helheten, totalen av arbeid, og per steg i prosessen din. Du kan se etter balanse og flaskehalser, og om det er mer innkommende enn utgående arbeid.

Du ser mengden arbeid som er påbegynt (WIP, Work In Progress) og du kan se gjennomsnittlig ferdigstillingstid og hastighet. Du kan også se gjennomsnittlig ledetid. Kort sagt gir diagrammet deg alt du trenger for en "baseline" når du starter et forbedringsarbeid med et team.

Kumulativt flytdiagram

Littles lov

Trekanten du ser midt i diagrammet representerer Littles lov, en av de få matematiske sammenhengene som gjelder når du har gjennomsnittsdata over en stabil periode, og du har balanse mellom innkommende og utgående arbeid.

Matematisk ble dette bevist av John Little i 1961, og det ble tatt inn som et bærende prinsipp i Kanban-metoden av David J. Anderson.

Littles lov sier følgende:
Gjennomsnittlig WIP = gjennomsnittlig hastighet (throughput) × gjennomsnittlig ferdigstillingstid (cycle time). Eller snudd rundt: ferdigstillingstid = WIP / hastighet

Dersom du vil levere raskere har du to muligheter:

1. Øke hastigheten eller
2. Redusere WIP

For produktutviklingsteam er WIP, altså hvor mye teamet jobber med samtidig, det de i praksis kan styre selv.

Upstream = valgmuligheter

Det mest interessante med et kumulativt flyt diagram er nytt arbeid som ikke er påbegynt. Det Patrick Steyaert kaller upstream: muligheter teamet kan velge å forplikte seg til, ikke forpliktelser i seg selv.

Ofte fokuserer jeg der fordi det er viktig at vi klarer å balansere innkommende med utgående og håndtere avhengigheter på tvers. Avhengigheter er ofte rotårsaken til høy WIP, altså at vi starter nytt arbeid før vi avslutter det vi har startet på. Dette er en friksjon som kan håndteres ved å starte på arbeid til rett tid, når vi har løst avhengigheter.

Datagrunnlaget

Med en gang jeg begynner å snakke om disse tallene får jeg "svar på tiltale"; "Jo, men de tallene er feil", "det stemmer ikke helt", "du kan ikke bruke de tallene".

For meg sier disse uttalelsene ganske mye. Og det er nesten uten unntak, responsen når jeg begynner å snakke om tallene.

Det jeg lurer på er hva som er årsaken til at vi ikke kan stole på tallene.

Hva vet vi om oss selv om vi ikke har denne innsikten og hadde det ikke vært fint om vi hadde data vi faktisk kunne stole på? Hvordan skal vi egentlig forbedre oss hvis vi ikke vet hva vi fokuserer på?

Bevisst friksjon

Ved å lage en baseline skaper jeg friksjon helt bevisst. Jeg trigger et ubehag i systemet og for å håndtere det ubehaget begynner vi å endre hva vi fokuserer på. Skal noen måle noe blir det viktig for de som blir målt å kunne påvirke tallene og vite at de stemmer, og hvis de stemmer har vi ofte lyst til å forbedre de.

Meningsfylte samtaler og bedre valg

Min erfaring er at når akkurat disse målingene kommer i fokus, begynner vi å ha samtaler om det som egentlig betyr noe; har vi gode måter å samarbeide på, gjør vi ting på en enhetlig måte, hva gjør vi egentlig når noen står fast, når starter vi på nytt arbeid, hvor mye skal vi kunne jobbe på samtidig?

Disse samtalene begynner å hjelpe oss å ta bedre valg og bli enige om hvordan vi jobber sammen. Etter min erfaring skjerper dette systemet, relasjonene og individene og vi får fokus på å forbedre det som gir verdi.

Mangel på innsikt er som å navigere i blinde. Vi vet ikke hvor vi er, og vi vet ikke hvor vi skal. Det er ikke noen god plass å være. Vi vil ha innsikt i hvor vi står, vi vil kunne påvirke egen retning og fokus fremover og vi har lyst til å levere gode resultater og bruke tiden vår på det som betyr noe og som faktisk gir verdi.

Baseline

De fleste teknologiteam bruker et system for å håndtere arbeid slik som Jira eller Azure DevOps. Disse systemene inkluderer ofte et kumulativt flytdiagram. Bruk det hvis du har det og hent likevel ut dataene om du bruker et annet system.

Min anbefaling er at du starter med å dokumentere data du får ut av det kumulative flytdiagrammet. Gjør det gjerne visuelt og følg med på dem månedlig, over tid.

Målet er en god balanse, mer fokus og økt hastighet på leveransene samtidig som vi leverer verdi av god kvalitet raskere. Det er dette som skaper forutsigbarhet og bygger tillit når teamet møter omverdenen.

Kommunikasjon

Senere når vi går nærmere inn på systemet skal vi se hvordan vi kan bruke disse tallene til å lage projeksjoner og kommunisere tydelig ut av systemet hva våre antatte leveransetider er.

Når et team kan kommunisere tydelig reduserer det støy betraktelig og teamet får tid og rom til å fokusere, innovere og utvikle seg.

Fire perspektiver

Du har nå lest teamet fra fire perspektiver: ditt eget, teamets, individets og systemets. Til sammen er dette baselinen din, et databasert utgangspunkt du kan se tilbake til. Slik så det ut før teamet endret noe.

De perspektivene du har kikket inn i her er ingen fasit. Det de skal hjelpe deg med er å finne ut hvor friksjon og ubalanse befinner seg, fordi det er her informasjonen ligger.

Når du har informasjon kan du stille de rette spørsmålene og fokusere på de rette plassene i systemet slik at du bruker tiden der det vil gi størst effekt ut fra hva du ønsker å oppnå.

For eksempel kan du være i en situasjon der et team ikke leverer som ønsket. Da kan du gå til dataene og se om de indikerer det samme. Tar teamet på seg mer arbeid enn de klarer å fullføre? Er retningen fra lederskapet tydelig nok? Hva skjer i relasjonene? Og hva skjer mellom dem? Friksjon og ubalanse hjelper oss å se hvor skoen trykker, og hvilken dimensjon og pol vi skal fokusere på. Herfra kan du eksperimentere deg frem til endringen du ønsker å skape.

Når vi ser friksjon som informasjon blir vi lettere i stand til å håndtere den og skape flyt. I neste del ser vi nærmere på hvordan vi skaper flyt i systemet.

Vil du bli en del av nettverket?

Circle of Friends er en liten vennesirkel for deg som vil praktisere bevisst liv og lederskap. Det er gratis. I vennesirkelen får du også invitasjon til å bli med i et lite Praksisrom for ledere som vil praktisere bevisst liv & lederskap. Bli med i Circle of Friends her.

Dette er måten jeg jobber på, delt som en metode du kan bruke. Vil du jobbe med flyt i eget team, book en uforpliktende samtale eller ta kontakt?