Hvordan redusere friksjon i team?

Du reduserer friksjon i team ved å slutte å behandle den som et problem, og begynne å lese den som informasjon. Friksjon forteller deg nøyaktig hvor i systemet noe er i ubalanse. Spørsmålet er ikke hvordan du fjerner den raskest mulig, men hvor den faktisk sitter: i systemet dere jobber i, i relasjonene mellom dere, eller hos enkeltpersoner. De tre nivåene krever helt ulike grep, og det er derfor de fleste tiltak feiler. De behandler feil nivå.

Først: finn ut hvor friksjonen bor

Et team som ikke leverer får ofte samme medisin uansett diagnose: mer struktur, flere møter, tydeligere krav. Men friksjon på ett nivå viser seg gjerne som symptomer på et annet. En «vanskelig medarbeider» er ofte et systemproblem med et ansikt. Et «kommunikasjonsproblem» er ofte et system som tvinger folk til å jobbe med for mye samtidig.

Still tre spørsmål før du gjør noe som helst:

Systemet: Tar teamet på seg mer arbeid enn det fullfører? Er retningen fra lederskapet tydelig nok? Hoper arbeid seg opp bestemte steder i prosessen?

Relasjonene: Blir det viktigste sagt i møtene, eller etterpå? Er det trygt å være uenig? Finnes det samtaler alle vet må tas, som ingen tar?

Individene: Er det noen som bærer mer enn rollen tilsier? Står noen fast i et valg eller et mønster som låser resten?

Svarene peker på nivået. Grepet følger nivået.

Grep på systemnivå: reduser mengden, ikke tempoet

Den vanligste system-friksjonen er at teamet jobber med for mye samtidig. Når alt er påbegynt og lite blir ferdig, oppstår ventetid, avhengigheter og frustrasjon som ser ut som samarbeidsproblemer, men ikke er det.

Det mest effektive enkeltgrepet er å redusere mengden pågående arbeid. Fullfør før dere starter nytt. Start nytt arbeid når avhengighetene er løst, ikke før. Og skaff dere en enkel baseline med data teamet stoler på, for eksempel fra flytdiagrammet i Jira eller Azure DevOps, så samtalene handler om virkeligheten og ikke om opplevelser som står mot hverandre. Min erfaring er at når tallene kommer på bordet, begynner teamet av seg selv å snakke om det som egentlig betyr noe: hvordan jobber vi sammen, når starter vi nytt, hva gjør vi når noen står fast.

Grep på relasjonsnivå: gjør det trygt å si det som er sant

Friksjon i relasjoner handler nesten alltid om forsvar. Når mennesker ikke kjenner seg trygge, blir de rigide, saklige på en måte som skjuler mer enn den viser, eller stille. Da hjelper ingen prosessforbedring i verden.

Grepet her er å trene åpenhet som en ferdighet, ikke håpe på den som en tilfeldighet. Start med deg selv som leder: si det du faktisk tenker, først. Anerkjenn forsvar når du ser det, uten å straffe det. Metoder som Radical Collaboration og The Human Element gir team et felles språk for akkurat dette, og det felles språket er ofte halve jobben.

Grep på individnivå: mønsteret bak mønsteret

Noen ganger sitter friksjonen hos en enkelt person, ofte lederen selv. En beslutning som drøyer i uker. Et mønster som gjentar seg i team etter team. Her hjelper verken prosess eller teamtrening, for arbeidet er personlig: å finne ut hva som egentlig står i veien, og som regel vet personen det allerede.

Ofte stilte spørsmål

Hva er de vanligste årsakene til friksjon i team?

For mye pågående arbeid samtidig, uløste avhengigheter, utydelig retning, og samtaler som ikke tas. De to første er systemfeil, de to siste er relasjonsfeil. Sjelden er årsaken at noen gjør en dårlig jobb.

Er friksjon alltid negativt?

Nei. Friksjon er informasjon, og noen ganger er den til og med nyttig å skape bevisst. En baseline med ekte tall trigger et ubehag som flytter fokus dit det hører hjemme. Målet er ikke null friksjon, men å lese den og handle på den.

Hvor lang tid tar det å redusere friksjon i et team?

De første effektene av å redusere pågående arbeid kommer gjerne i løpet av uker. Relasjonsarbeid, tillit og åpenhet, bygges over måneder. Begge går raskere når teamet har data og et felles språk.

Hvor kan jeg lære mer om denne tilnærmingen?

Jeg skriver bokserien «Friksjon og flyt» som ligger åpent på bloggen min, der hele metoden deles kapittel for kapittel. Vil du jobbe med friksjon i eget team, les om Radical Collaboration for team og organisasjoner.